Tervetuloa varaamaan elämyksiä Kiviniemen Tilalta. Olen huomannut vuosien varrella, että onnistunut tilaisuus tai loma alkaa oikeastaan jo paljon ennen kuin auto kaartaa meidän pihaan – se alkaa siitä ensimmäisestä puhelusta tai sähköpostista.
Tällä sivulla kerron hieman, miten meidän varausruljanssi toimii, mitä tietoja tarvitsemme heti kättelyssä, ja miten varmistamme, että teidän reissustanne tulee juuri sellainen kuin on suunniteltu. Emme käytä täällä automaattirobotteja vastailemassa viesteihin, vaan ihan oikeat ihmiset lukevat jokaisen tiedustelun. Siksi vastaamisessa saattaa viikonloppuruuhkassa mennä hetki, mutta toisaalta saatte sitten kerralla kunnon vastaukset.
Nopein reitti: Milloin kannattaa soittaa ja milloin meilata?
Tämä on yleisin kysymys. Rehellisesti sanottuna: jos olette tulossa tänään tai huomenna telttailemaan tai vuokraamaan sup-lautaa, ottakaa luuri käteen ja soittakaa. Sähköposti on loistava työkalu, mutta se ei ole reaaliaikainen chat. Kesäsesongin aikaan kun piha on täynnä väkeä ja savusaunaa lämmitetään, en välttämättä ehdi istua koneella päivystämässä saapuneet-kansiota.
Toisaalta, jos suunnittelette häitä ensi kesälle tai firman tyky-päivää 30 hengelle, sähköposti on ehdottomasti paras tapa aloittaa. Silloin molemmille jää mustaa valkoiselle siitä, mitä on sovitu, eikä tarvitse arpoa jälkikäteen, kuuluiko hintaan aamupala vai ei.
Yhteystiedot
Voitte laittaa varauksen tai kyselyn tulemaan alla oleviin kanaviin. Jos puhelin tuuttaa varattua, olen todennäköisesti auttamassa asiakasta välinevuokrauksessa tai keittiön puolella. Soitan kyllä takaisin, kun kädet vapautuvat.
- Suorat varaukset puhelimitse: 050 123 4567 (arkisin klo 9-17 mieluiten)
- Ryhmätarjoukset ja juhlatilaisuudet: [email protected]
- Majoitusasiat ja karavaanarit: [email protected]
Mitä tarvitsemme tietää heti alkuun?
Kun lähetätte viestiä, yrittäkää olla mahdollisimman tarkkoja. ”Haluaisin tarjouksen polttareista” on mukava viesti, mutta joudun kysymään teiltä heti viisi tarkentavaa kysymystä takaisin. Säästetään meidän molempien aikaa.
Kertokaa ainakin nämä asiat heti startissa:
Tärkein on tietysti henkilömäärä. On aivan eri asia järjestää ruokailu 5 hengelle kuin 50 hengelle. Jos tarkka luku ei ole vielä selvillä, arvio ”noin 15–20” riittää alkuun mainiosti tarjouksen laskemiseen.
Ajankohta on toinen kriittinen tekijä. Jos teillä on joku tietty viikonloppu mielessä, mainitkaa se. Jos taas olette joustavia, kertokaa esimerkiksi ”mikä tahansa lauantai elokuussa”. Kesäviikonloput myydään usein loppuun jo kevättalvella, joten mitä aiemmin olette liikkeellä, sen parempi.
Haluamanne palvelut kannattaa listata edes karkeasti. Kaipaatteko majoitustilaa vai pelkän päiväkäynnin? Onko rantasauna ehdoton vaatimus? Entä ruokailut – riittääkö pelkkä iltapala noutopöydästä vai haluatteko istuvan illallisen pöytiin tarjoiltuna? Nämä vaikuttavat hintaan radikaalisti.
Ryhmätuotteet ja Juhlat – Miten prosessi etenee?
Meillä käy paljon yritysporukoita ja hääseurueita, ja näiden kohdalla varausprosessi on hieman erilainen kuin yksittäisellä retkeilijällä. Tässä kokemukseni mukaan se paras tapa edetä, jotta stressitasot pysyvät matalalla.
Ensin katsotaan kalenteri. Kun otatte yhteyttä, tarkistan varaustilanteen. Jos tilaa on, teen alustavan varauksen. Tämä ei sido teitä vielä mihinkään, mutta se ”lukitsee” päivän teille pariksi viikoksi, jotta ehditte pitää palaverin porukkanne kesken. En ikinä myy päivää toiselle kysymättä ensin teiltä, jos alustava varaus on voimassa.
Seuraavaksi hiotaan tarjoilut ja ohjelma. Lähetän teille yleensä pari menuvaihtoehtoa. Niitä voi ja kannattaakin muokata. Olen nähnyt kaikenlaista – joskus porukka haluaa vain ison kattilan lohikeittoa nuotiolle, toisinaan taas kolmen ruokalajin illallisen valkoisin liinoin. Molemmat onnistuvat, mutta keittiöllä täytyy olla kirkas kuva suunnitelmasta hyvissä ajoin.
Lopullinen vahvistus ja erikoisruokavaliot. Tämä on se kohta, missä usein tulee kiire. Tarvitsemme lopullisen henkilömäärän ja kaikki allergiatiedot viimeistään 7 vuorokautta ennen tilaisuutta. Tämä ei ole byrokratiaa, vaan raakaa logistiikkaa. Jos saamme tiedon gluteenittomasta ruokailijasta vasta paikan päällä, emme välttämättä pysty taikoiman hänelle samanlaista annosta kuin muilla on. Haluamme, että kaikki saavat hyvää ruokaa, joten olkaa tarkkoja näiden listojen kanssa.
Majoituksen varaaminen: Mitä kannattaa huomioida?
Kiviniemen Tilalla majoitus on monipuolista, mutta se ei ole hotelli. Tämä on tärkeä ymmärtää odotusten hallinnan kannalta. Meillä on kodikasta, siistiä ja tunnelmallista, mutta huonepalvelua ei ole.
Jos varaatte mökin tai huoneen, muistakaa kysyä liinavaatteista. Oletuksena monissa kohteissamme on, että vieraat tuovat omat lakanat ja pyyhkeet. Vuokraamme niitä totta kai mielellämme, jos ne unohtuvat tai ette halua kuljettaa niitä mukana, mutta siitä tulee pieni lisäkustannus per setti.
Karavaanareille ja telttailijoille meillä on omat alueet. Sähköpaikkoja on rajoitetusti. Olen nähnyt monta kertaa tilanteen, jossa saavutaan asuntoautolla iltatoimien aikaan ja oletetaan, että sähkötolppa löytyy varmasti. Heinäkuussa näin ei aina ole. Jos tarvitsette sähköä jääkaapille tai laitteiden lataukseen, varatkaa paikka ennakkoon.
Lemmikkien kanssa matkustaville tiedoksi: koirat ovat meille tervetulleita, mutta niistä pitää ilmoittaa etukäteen. Meillä on tiettyjä majoitustiloja, jotka pidetään allergiaystävällisinä, eli niihin ei karvakamuja voi ottaa. Älkää jättäkö tätä mainitsematta varausta tehdessä, jottei tule ikävää tilannetta vastaanotossa.
Sijainti ja Saapuminen – Näin löydätte perille
Navigaattori tuo yleensä hyvin perille, mutta maaseudulla tekniikkaan ei kannata sokeasti luottaa. Olemme luonnon helmassa, järvimaisemissa. Osoitteemme löytyy karttapalveluista helposti nimellä Kiviniemen Tila.
Viimeinen pätkä tietä on hiekkatietä. Se on hyväkuntoinen ja sitä huolletaan, mutta matalalla urheiluautolla kannattaa ajaa rauhallisesti. Talvisin tie aurataan säännöllisesti, mutta jos yön aikana on pyryttänyt 20 senttiä lunta, aura-auto ei välttämättä ole ehtinyt pihaan ennen teitä aamuvarhaisella.
Julkisilla liikkujille suosittelemme tarkistamaan aikataulut tarkkaan. Bussipysäkille on jonkin verran matkaa, joten jos olette tulossa ilman omaa autoa, mainitkaa siitä varaustiedustelun yhteydessä. Voimme usein auttaa kyytijärjestelyissä tai ainakin antaa taksin numeron, joka löytää varmasti perille.
Usein Kysytyt Kysymykset Varauksista
Kokosin tähän alle muutamia asioita, joita minulta kysytään puhelimessa melkein päivittäin. Nämä lukemalla saatatte saada vastauksen heti.
Check-in ja Check-out ajoista ollaan tarkkoja sesonkina. Saapua voi yleensä klo 15.00 jälkeen ja huoneiden luovutus on klo 12.00. Joustoa löytyy kyllä, jos perässä ei ole heti tulossa seuraavaa ryhmää, mutta se pitää sopia erikseen. Siivoojammekin tarvitsevat aikansa.
Saunan lämmitys on monelle sydämen asia. Rantasaunamme ovat puulämmitteisiä. Tämä tarkoittaa, että ne eivät lämpene napista painamalla. Jos varaatte saunavuoron, me hoidamme lämmityksen valmiiksi, ellette nimenomaan halua itse sytyttää kiuasta osana elämystä. Talvisin lämmitykseen menee enemmän aikaa, mikä on hyvä huomioida aikataulussa.
Maksukäytänteistä sen verran, että paikan päällä käyvät yleisimmät kortit ja käteinen. Yrityksille lähetämme laskun, mutta laskutustiedot (ja verkkolaskuosoitteet) pitää toimittaa etukäteen. Emme voi alkaa selvittää Y-tunnuksia sunnuntaina, kun olette lähdössä kotiin.
Omien juomien ja ruokien tuominen on sallittua majoitustiloissa ja nuotiopaikoilla yksityiskäytössä. Kuitenkin, anniskelualueella (juhlatilat ja ravintola-alue) omat juomat ovat lain puitteissa kiellettyjä. Jos tästä on epäselvyyttä, kysykää rohkeasti, niin katsotaan tilakohtaisesti mikä on käytäntö.
Välinevuokraus ja Aktiviteetit
Jos teitä kiinnostaa vaikkapa kanootin tai fatbiken vuokraus, suosittelen varaamaan ne samalla kun varaatte majoituksenkin. Meillä on hyvä valikoima välineitä, mutta kauniina kesäpäivänä kysyntä voi yllättää. On kurjaa, jos olette suunnitelleet melontaretkeä koko perheelle, ja rannassa onkin vain yksi kajakki vapaana.
Opastetut retket pitää aina varata vähintään viikkoa etukäteen. Oppaamme eivät päivystä tilalla 24/7, vaan he tulevat paikalle tilauksesta. Halusittepa sitten ohjatun sieniretkelle syksyllä tai lumikenkävaelluksen talvella, laittakaa viestiä, niin suunnitellaan teille sopiva paketti.
Lopuksi
Toivottavasti tämä selvensi hieman, miten meillä toimitaan. Tärkeintä on avoin kommunikaatio. Meille mikään kysymys ei ole tyhmä – olemme täällä sitä varten, että teidän vapaa-aikanne olisi mahdollisimman rentouttavaa. Kiviniemen Tila on paikka, jonne tullaan viihtymään, ei stressaamaan varauksista.
Odotan yhteydenottoanne sähköpostitse tai puhelimitse. Tehdään teille reissu, josta puhutaan vielä ensi vuonnakin.
– Varaustiimi, Kiviniemen Tila