Ollaanpas nyt rehellisiä heti alkuun. ”Tyky-päivä” tai ”tyhy-päivä” aiheuttaa monessa työntekijässä lähinnä syvän huokauksen. Mieleen tulee pakotettua ryhmäytymistä, post-it lappujen liimailua jossain tunkkaisessa neukkarissa tai se klassinen ”luottamusharjoitus”, jossa pitää kaatua taaksepäin ja toivoa, ettei Pasi taloushallinnosta ole juuri silloin katsomassa puhelintaan.
Olen nähnyt urani aikana kymmeniä, ellen satoja virkistyspäiviä. Osa on ollut legendaarisia reissuja, joista puhutaan vielä vuosienkin päästä (hyvällä tavalla). Toiset taas… no, sanotaan näin, että hiljaisuus bussimatkalla takaisin toimistolle on ollut korviahuumaava.
Kiviniemen Tilan kaltaisissa paikoissa pyöriessä oppii nopeasti, mikä toimii ja mikä on tuhoon tuomittu idea. Se ei ole rakettitiedettä, mutta yllättävän moni firma kompastuu samoihin juuriin vuodesta toiseen. Tässä ei nyt ladella mitään konsulttijargoniaa ”kokonaisvaltaisesta hyvinvoinnista”, vaan käydään läpi se, miten päivästä tehdään sellainen, ettei ketään oikeasti vituta tulla paikalle.
Miksi tätä ylipäätään tehdään? (Oikea syy)
Jos tavoitteenasi on ”tehostaa prosessien synergiaa”, lopeta heti. Vie tiimi lounaalle ja mene takaisin töihin.
Virkistyspäivän ainoa oikea tavoite on, että ihmiset oppivat sietämään toisiaan paremmin ja ehkä jopa pitämään toisistaan. Kun istutaan nuotion äärellä, saunotaan tai melotaan järvellä, ne työhön liittyvät suojamuurit murenevat. Yhtäkkiä se ärsyttävä sähköpostien spämmääjä onkin ihan hauska tyyppi, joka harrastaa intohimoisesti perhokalastusta.
Se on se juttu. Inhimillisyys.
Aikataulutus: Älä tapa tunnelmaa kiireellä
Yleisin virhe on yrittää tunkea kolmen päivän ohjelma kahdeksaan tuntiin. Siinä käy niin, että kaikki juoksevat kieli vyön alla rastilta toiselle, ja lopulta ollaan vain väsyneempiä kuin normityöpäivänä. Olen nähnyt aikatauluja, joissa on ”15 min siirtymä” paikkaan, johon kävelee oikeasti puoli tuntia. Siinä stressitaso nousee heti.
Tässä pari nyrkkisääntöä, jotka olen oppinut kantapään kautta:
- Jos lounaalle on varattu tunti, se venyy puoleentoista. Aina. Kahvihetki on pyhä, ja ihmiset haluavat rupatella.
- Aloittakaa myöhemmin. Kukaan ei halua herätä tyhy-päivänä kello 06:00 ehtiäkseen bussiin. Kello 9 tai 10 on ihan hyvä startti.
- Jätä ”löysää”. Parhaat keskustelut syntyvät silloin, kun ohjelmassa on tyhjä kohta. Se hetki, kun istutaan laiturinnokassa varpaat vedessä ilman, että joku fasilitaattori huutaa megafoniin seuraavaa ohjetta.
Aktiviteetit: Pakkopulla vai vapaaehtoinen ilo?
Kiviniemen Tilalla meillä on ollut kaikenlaista vuokravälinettä tarjolla, ja se on opettanut yhden asian: ihmiset ovat fyysisesti hyvin eri tasoilla. Jos päätät, että koko firman on pakko osallistua 20 kilometrin maastopyöräilyyn tai armottomaan crossfit-rääkkiin, puolet porukasta vihaa sinua ja toinen puoli on seuraavan viikon saikulla selkävaivojen takia.
Miten tämä ratkaistaan?
Matalan kynnyksen tekeminen toimii aina. Esimerkiksi melonta on sellaista, että se onnistuu melkein kaikilta, kunhan liivit on päällä ja keli on nätti. Mutta senkin pitää olla vapaaehtoista. Vaihtoehtona voi olla vaikka kävely luontopolulla tai Mölkyn peluu pihalla.
Muistan erään IT-firman, joka toi porukkansa meille. He jakoivat jengin kahtia: ”Adrenaliinihullut” lähtivät rymyuimaan metsään, ja ”Nautiskelijat” jäivät rantaan lämmittämään saunaa ja valmistelemaan ruokaa. Iltapäivällä kun ryhmät kohtasivat, kaikilla oli hyvä fiilis. Ei pakottamista.
Ruoka on tärkeämpi kuin ohjelma
Tätä ei voi korostaa tarpeeksi. Voit järjestää maailmanluokan puhujan ja Cirque du Soleil -tason esityksen, mutta jos ruoka on pahaa tai se loppuu kesken, päivä on pilalla.
Nälkäinen ihminen on kiukkuinen ihminen. Olen nähnyt toimitusjohtajienkin muuttuvan pikkulapsiksi, kun verensokeri romahtaa. Cateringin pitää olla kunnossa. Ja kun ollaan luonnon helmassa, ruoka maistuu aina paremmalta ulkona.
Mieti nyt itse: savuntuoksuinen loimulohi, uudet perunat ja raikas salaatti vs. joku nahistunut sämpylä muovikelmussa. Panosta tähän. Budjetoi ruokaan mieluummin liikaa kuin liian vähän. Jos budjetti on tiukka, tingi aktiviteeteista, älä ruoasta.
Erityisruokavaliot on myös syytä ottaa vakavasti. Nykyään ei riitä, että on ”se yksi kasvisvaihtoehto”. Jos gluteeniton syöjä joutuu katsomaan vierestä, kun muut mässäilevät, fiilis laskee kuin lehmän häntä.
Sauna ja se alastomuuskysymys
Olemme Suomessa, joten sauna kuuluu virkistyspäivään melkein automaattisesti. Kiviniemen Tilan rantasaunat ovat olleet monen illan pelastus. Mutta työporukan kanssa saunominen voi olla joillekin… no, vaivaannuttavaa.
Kaikki eivät halua olla alasti kollegoidensa edessä. Eikä se ole mikään häpeä. Tätä varten tarvitaan pelisäännöt, eikä niiden tarvitse olla monimutkaiset.
Uimapuku on täysin ok. Sekasauna uikkareilla on usein rennoin vaihtoehto, jos porukka on tiivis. Jos tuntuu, että se on liikaa, jaa vuorot selkeästi: naiset ensin, miehet sitten, tai toisinpäin. Ja täytyy olla myös tila, jossa voi hengailla, jos sauna ei kiinnosta pätkääkään. Palju on usein sosiaalisempi ja ”helpompi” paikka kuin kuuma lauteet.
Tunnelma ratkaisee. Kun puukiuas rätisee ja järvi on vieressä, harva jaksaa enää stressata kvartaalituloksesta.
Budjetti: Paljonko lysti maksaa?
Tämä on se kohta, missä moni suunnittelija putoaa pilvilinnoista. ”Haluamme kolmen ruokalajin illallisen, ohjatun joogan, bändin ja majoituksen, budjetti on 30 euroa per hlö.”
Ei onnistu. Ei ainakaan laillisesti.
Jos haluat laadukkaan päivän ruokineen, aktiviteetteineen ja tiloineen, varaudu maksamaan vähintään 100–150 euroa per nuppi. Ja tämä on vielä maltillinen arvio. Jos mukaan lisätään majoitus ja aamiainen, hinta nousee.
Hyvä vinkki säästämiseen: Mene hieman sesongin ulkopuolelle. Touko- ja kesäkuu ovat täyteen buukattuja ja kalleimpia. Mutta mietippä syyskuuta tai jopa lokakuun alkua? Ruska, viilenevät illat, pimeys ja nuotio. Tunnelma on usein tiiviimpi kuin keskikesän helteillä, ja saatat saada paikan halvemmalla (ja varmemmin kokonaan omaan käyttöön).
Alkoholi: Kyllä vai ei?
Tämä jakaa mielipiteitä. Olen nähnyt tyhy-päiviä, jotka ovat täysin alkoholittomia ja toimivat loistavasti. Olen myös nähnyt niitä, joissa ”saunakaljat” venyivät aamuneljään ja seuraavana päivänä toimistolla oli aika hiljaista.
Kultainen keskitie on yleensä paras. Muutama viinilasi ruoan kanssa tai olut saunassa rentouttaa. Ilmainen, rajoittamaton viina on harvoin hyvä idea, jos tavoitteena on oikeasti parantaa yhteishenkeä eikä vain nollata päätä. Jos tarjoat alkoholia, tarjoa myös laadukkaita alkoholittomia vaihtoehtoja (eikä vain vissyä). Moni jättää nykyään juomatta ihan omasta tahdostaan, ja on kurjaa, jos vaihtoehtona on vain lämmin hanavesi.
Checklist onnistuneeseen päivään (tulosta tämä ja teippaa seinään)
- Karsi ohjelmaa. Jos luulet, että ehditte kolme asiaa, tehkää yksi.
- Varaa paikka, jossa on tilaa hengittää. Ahdas neukkari ei ole virkistymistä varten. Kiviniemen Tilan kaltaiset paikat toimivat, koska siellä katse pääsee lepäämään horisontissa.
- Kysy tiimiltä, mitä ne haluavat. Älä oleta. Tee vaikka anonyymi kysely: ”Haluatko mieluummin viinimaistelun vai värikuulasotaa?”. Vastaukset saattavat yllättää.
- Varaudu sateeseen. Aina. Suomen kesä on lyhyt ja vähäluminen. Jos suunnitelma A on ”ollaan ulkona koko päivä”, suunnitelma B:n pitää olla jotain muuta kuin ”seistään sateessa ja kiroillaan”. Katettu terassi tai iso kota pelastaa tilanteen.
- Unohda tittelit. Saunassa tai nuotiolla kukaan ei ole johtaja tai harjoittelija. Kaikki ovat vain tyyppejä, joilla on nälkä ja jano.
Loppusanat: Älä ota stressiä stressin poistamisesta
Virkistyspäivän järjestäminen on usein epäkiitollista hommaa. Joku valittaa aina. ”Ruoka oli liian mausteista”, ”bussi oli liian kuuma”, ”ohjelma oli tylsä”. Se kuuluu asiaan.
Mutta kun näet, että porukka nauraa vedet silmissä jollekin täysin typerälle jutulle iltanuotiolla, tiedät onnistuneesi. Ne hetket sitouttavat ihmisiä firmaan enemmän kuin mikään palkankorotus (no, melkein). Suunnittele sydämellä, varaa tarpeeksi ruokaa ja anna ihmisten vain olla. Se riittää.